Muchas pequeñas empresas, incluyendo bufetes de abogados, dependen en gran medida de la clientela para mantener sus finanzas y capital. Por lo general, cuando una empresa realiza un trabajo, el cliente recibe una notificación en forma de factura, ya sea a fin de mes o una vez finalizado el trabajo. Es responsabilidad del cliente realizar el pago puntualmente. Sin embargo, esto no siempre es tan rápido y sencillo. Si su cliente no realiza un pago, a menudo, usted, como propietario de la empresa, queda con un saldo pendiente. Esto puede generar intentos repetitivos y tediosos de cobrar las facturas impagadas y puede generar tensión en la relación con el cliente. Existen muchas opciones correctivas que pueden imponer una mayor obligación al cliente de pagar lo que se le debe. A continuación, se presentan puntos clave a considerar al tratar con clientes que le deben dinero.
Un contrato firmado
Un contrato firmado entre ambas partes es un componente importante y esencial para la realización de negocios. Antes de comenzar cualquier trabajo, cada cliente debe firmar un contrato que detalle el trabajo a realizar, las condiciones de pago previstas, el importe a pagar e incluso una cláusula de recargo por demora. Es recomendable que toda esta información se especifique de antemano para que el cliente no tenga dudas y ambas partes tengan un entendimiento coherente. Si el cliente tiene alguna objeción al contrato, por supuesto, debe plantearla antes de firmarlo.
Una vez firmado el contrato, se genera la responsabilidad legal y vinculante de que el cliente pague sus honorarios puntualmente. Al mantener un contrato firmado con su cliente, usted tiene la autoridad para emprender acciones legales contra él si sus facturas permanecen impagas. Por el contrario, si no existe un acuerdo formal, como un contrato, se reducen considerablemente sus posibilidades de recurrir a los tribunales, ya que sería difícil demostrar que usted y su cliente tenían un acuerdo inicial.
Términos y Condiciones estándar
Supongamos que en algún momento no tenía un contrato firmado con su cliente; la alternativa es recurrir a sus términos y condiciones estándar, si los hubiera. A menudo, las empresas utilizan estos términos para definir la estructura básica del negocio a favor de ambas partes en la transacción. Los términos y condiciones también pueden ser legalmente vinculantes si el cliente los lee y acepta.
Tanto el contrato como los términos y condiciones deben especificar siempre las condiciones generales de pago y estipular las penalizaciones por demora, impago y las posibilidades de cobro. Implementar una política de recargos por demora probablemente disuadirá al cliente de no pagar o de realizar un pago fuera de plazo, evitando así cargos adicionales a su saldo pendiente. Por lo tanto, usted, como propietario del negocio, puede implementar recordatorios de recargos por demora cuando la factura se haya enviado y esté próxima a su fecha límite de pago.
Contacto con el cliente
El contacto frecuente con su cliente es vital al gestionar saldos impagos. Antes de trabajar con alguien, se recomienda mantener varias formas de comunicación desde el principio, como su número de teléfono, correo electrónico y domicilio. Si el cliente tiene cónyuge, también debe conservar su información de contacto, por si sus intentos de contactarlo no tienen éxito.
Las comunicaciones por correo electrónico, mensaje de texto o cualquier otra comunicación escrita son una forma de informarles de la situación y, además, ofrecen un registro documental, siempre que haya intentado recuperar la deuda repetidamente. Si una factura está vencida, sería útil enviar un recordatorio por correo electrónico al cliente para asegurar que se le notifique nuevamente sobre la factura pendiente. No obstante, su parte del trato se ha cumplido y es responsabilidad del cliente pagar lo adeudado correctamente. Por lo tanto, si el saldo sigue pendiente, intente llamar al cliente o programar una reunión y preguntar en persona. Deben agotar todas estas opciones antes de emprender acciones legales.
Tomar acción legal
Si considera que ha agotado todas sus opciones, puede intentar contactar a su cliente mediante una carta de requerimiento. Esta carta expondrá cortésmente los hechos e incluirá una referencia a las facturas pendientes de pago y su exigencia de recuperar dichos pagos dentro de un plazo específico. Para concluir, puede expresar su deseo de emprender acciones legales contra su cliente si este decide no cooperar con la carta.
Demandar a alguien puede ser muy costoso y muchas empresas lo evitan, especialmente cuando la cantidad adeudada no es lo suficientemente sustancial. Si su cliente tiene un saldo considerable pendiente de pago, puede consultar con un abogado para que le aconseje sobre la mejor opción. Contactar a un abogado con experiencia en estas etapas le ayudará a tomar las decisiones adecuadas y a tener la capacidad de emprender acciones legales. Su abogado podría ofrecerse a redactar una carta de requerimiento formal, que será la última comunicación antes de presentar la demanda. Una carta firmada por el abogado detallará el monto total adeudado y exigirá el pago en una fecha determinada. Estas cartas son muy útiles, ya que avisan legalmente de que el incumplimiento de las exigencias de la carta dará lugar a acciones legales. Por último, si su cliente vuelve a incumplir, su siguiente opción sería presentar una demanda ante el tribunal correspondiente y solicitar una sentencia pecuniaria para saldar la deuda.
