¿Qué es la regla de conveniencia del empleador?

En la mayoría de los estados, un empleado que trabaja remotamente para una empresa ubicada en otro estado solo tendría obligaciones tributarias en su estado de residencia. Sin embargo, debido al auge del trabajo remoto y el teletrabajo en los últimos años, varios estados han adoptado la Regla de Conveniencia del Empleador para regular la retención del impuesto sobre la renta. Bajo esta Regla, los empleados que trabajan para una empresa ubicada en un estado, pero que realizan su trabajo desde una ubicación remota (es decir, desde otro estado), están sujetos a las leyes tributarias del estado de su empleador. Como resultado, las personas que trabajan para empresas ubicadas en estados que han adoptado la regla de conveniencia a menudo están sujetas a doble imposición; deben pagar impuestos sobre la renta tanto en su estado de residencia como en el de su empleador. 

¿Cuáles son las excepciones a la regla?

En general, el término "conveniencia" tiende a ser muy amplio, con excepciones bastante limitadas. Para que se considere una excepción según la regla de conveniencia, un empleado debe demostrar que su trabajo debe realizarse de forma remota. En otras palabras, si el empleado trabaja de forma remota, pero el trabajo que realiza podría, en teoría, realizarse en el estado donde se ubica la empresa, no se consideraría una excepción. Por ejemplo, si un empleado que trabaja para una empresa de Nueva York tiene que realizar un trabajo en el estado vecino de Nueva Jersey, ese trabajo se consideraría una excepción a la regla de conveniencia, ya que no es posible que se haya realizado en Nueva York. Por otro lado, un empleado que trabaja para una empresa de Nueva York, pero realiza sus tareas de forma remota desde su hogar en Maine, no se consideraría una excepción, ya que técnicamente podría realizar sus tareas en Nueva York, aunque eso sería muy inconveniente. 

Algunos estados, como Nueva York, también han creado una excepción para las "oficinas empleadoras de buena fe". Esto permite a los trabajadores no residentes evitar el dilema de la doble imposición que genera la regla de conveniencia. Sin embargo, para que una oficina en casa se considere una "oficina empleadora de buena fe", el empleado debe cumplir con un conjunto específico de factores. En Nueva York, los factores se dividen en tres categorías (principales, secundarios y otros), y para cumplir con los requisitos, la oficina debe cumplir con el factor principal o al menos cuatro de los factores secundarios y tres de los otros factores.

El factor principal exige que la oficina en casa cuente con instalaciones especializadas o esté cerca de ellas, las cuales no están disponibles en el domicilio social del empleador. Los factores secundarios y otros factores son más amplios que el factor principal e incluyen requisitos como: que la oficina en casa sea un requisito o condición del empleo; que el empleado realice algunas de sus funciones principales en la oficina en casa; que el empleador mantenga una línea telefónica independiente para la oficina en casa; y que los registros comerciales del empleador se almacenen en la oficina en casa del empleador. 

 ¿Qué estados han adoptado la regla?

Actualmente, cinco estados aplican la regla de conveniencia: Arkansas, Delaware, Nebraska, Nueva York y Pensilvania. Un sexto estado, Connecticut, aplica la regla de conveniencia solo si el estado de residencia del contribuyente aplica una regla similar al trabajo realizado para un empleador de Connecticut. Esto significa que un residente de Nueva York que trabaje desde casa para un empleador de Connecticut podrá acogerse a la regla de conveniencia, ya que Nueva York la ha implementado.