La Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986 (IRCA) exige que todos los empleadores completen el Formulario I-9 para verificar la identidad y la autorización de trabajo de cada empleado contratado, independientemente de su ciudadanía. Es responsabilidad del empleador verificar la autorización de empleo.
El Formulario I-9 debe completarse dentro de los tres días siguientes al primer día de empleo. Esto significa que antes de que finalice el tercer día de empleo:
- El empleado deberá completar la sección 1;
- El empleador deberá completar la sección 2;
- El empleado debe proporcionar un documento original de la lista A o una combinación de un documento de la lista B y C, que acredite su identidad y autorización de empleo, que figura en la tercera página del I-9; y
- El empleador debe verificar que la información proporcionada en la sección 1 coincida con la información contenida en el documento o documentos proporcionados.
Tenga en cuenta que los documentos originales deben presentarse físicamente. Esto significa que, si tiene empleados remotos de otros estados, deberá autorizar a una persona para que se reúna con el empleado, verifique los documentos en persona y complete la sección 2.
El Formulario I-9 fue creado para evitar:
- Empleadores que contraten a sabiendas a extranjeros no autorizados;
- Los empleadores deben abstenerse de seguir empleando a una persona si se dan cuenta de que dicha persona no está autorizada o se ha vuelto no autorizada;
- Los empleadores contraten a cualquier persona sin cumplir con el proceso de verificación de empleo; y
- Empleadores que discriminan por origen nacional, estatus de ciudadanía y abuso de documentos.
Para evitar demandas por discriminación, es fundamental que los empleadores permitan a los empleados elegir qué documentos presentar de las listas. Los empleadores no pueden exigir ni solicitar documentos específicos de las listas.
Conservación de formularios I-9
Entonces, si un día ICE llama a la puerta de su empresa, le darán un aviso de tres días para que presente los formularios I-9 de todos los empleados. En ese momento, debe llamar a un abogado antes de presentar los documentos. Si espera y llama a un abogado después de que ICE encuentre errores en los formularios I-9, la única ayuda que un abogado podría ofrecerle es negociar multas más bajas. Por otro lado, si llama a un abogado en cuanto reciba el aviso de ICE, este tendrá tres días para revisar sus formularios I-9 y determinar cómo evitar multas.
Dado que ICE puede tocar a la puerta de una empresa en cualquier momento, todos los empleadores deben conservar todos los I-9 durante el último de los siguientes períodos: tres años después de la fecha de contratación del empleado o un año después de su despido.
Los empleadores pueden almacenar los formularios I-9 electrónicamente si lo desean. Sin embargo, un sistema electrónico para los formularios I-9 debe incluir un registro de auditoría que registre la fecha en que se accedió o modificó el formulario I-9, la identidad de la persona que lo accedió y la acción que tomó. El sistema también debe contar con un sistema de respaldo para proteger contra la pérdida de información. Dado que existen muchos requisitos para el almacenamiento electrónico de los formularios I-9, recomendamos consultar con un abogado de inmigración con experiencia al cambiar de la conservación en papel a la electrónica.
Nos gustaría agradecer a Deirdre D. Nero, Esq. de Ley de Inmigración Nero, PL Para el almuerzo y aprendizaje sobre el Formulario I-9, donde proporcionó esta información y otros consejos útiles. Si necesita ayuda con su I-9 o tiene cualquier otro problema de inmigración, le recomendamos comunicarse con su oficina llamando al 305-351-1079 y mencionar que vio esta publicación.
Si usted o alguien que conoce tiene más preguntas sobre el procesamiento de empleados o empleadores con prácticas dudosas, nuestro personal experto está listo para ayudarle. Puede contactarnos por correo electrónico o llamarnos para programar una consulta. info@epgdlaw.com // (786) 837-6787
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