Sanciones por clasificación errónea de empleados y contratistas independientes

¿Cuáles son las consecuencias de tratar a un empleado como contratista independiente?

Los riesgos que implica la clasificación errónea de trabajadores como contratistas independientes en lugar de empleados son graves. Las agencias federales y estatales tienen la autoridad para imponer sanciones monetarias y no monetarias a los empleadores que clasifiquen incorrectamente a sus trabajadores. Sin embargo, los empleadores siguen sujetos a responsabilidad civil con respecto a las reclamaciones de sus trabajadores, así como a una posible responsabilidad penal. Además, los empleados clasificados incorrectamente sufren la pérdida de ciertos beneficios y protecciones, como licencia familiar y médica, horas extras, salario mínimo y seguro de desempleo. Asimismo, dado que tanto los gobiernos federales como los estatales han luchado con la escasez de ingresos, varios departamentos y agencias han comenzado a cooperar entre sí para reducir la clasificación errónea de trabajadores y así cubrir las brechas de ingresos. Por lo tanto, las empresas que clasifican incorrectamente a sus trabajadores corren un grave riesgo de evaluaciones significativas por parte de las agencias federales y estatales, diversas sanciones e incluso litigios colectivos.

¿Cuál es la sanción por clasificar a un empleado como contratista independiente?

En concreto, cuando un empleador clasifica erróneamente a sus trabajadores de forma deliberada, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) puede imponer multas equivalentes al importe total de los impuestos que deberían haberse retenido correctamente ( por ejemplo , impuestos sobre la renta, impuestos de la seguridad social, Medicare, etc.). Según el artículo 6672 del Código de Rentas Internas, esta multa puede aplicarse simultáneamente tanto a la empresa como a sus directivos a título personal, en caso de que se determine su responsabilidad. Asimismo, se pueden imponer multas adicionales, más intereses, por la omisión del empleador de presentar las declaraciones de impuestos necesarias, así como por la consiguiente falta de pago de los impuestos y retenciones correspondientes.

Sin embargo, la cosa no acaba ahí. Otras agencias, como el Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU. (DHS), pueden imponer sanciones adicionales de hasta $1,000 por el incumplimiento del empleador con los requisitos del Formulario I-9. Estas sanciones pueden estar relacionadas con varios años de incumplimiento. Por ejemplo, según la Ley de Normas Laborales Justas (Fair Labor Standards Act), el Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL) puede imponer sanciones por infracciones intencionales que se remontan hasta tres años atrás. Lo mismo ocurre con las sanciones impuestas por el IRS, mientras que el DHS puede penalizar las infracciones durante un período aún mayor, de cinco años. Por lo tanto, algunos empleadores podrían enfrentar múltiples sanciones por cada trabajador que hayan empleado.

¿Es ilegal la clasificación errónea de empleados?

Sin embargo, dada la dificultad reconocida para los empleadores de determinar si sus trabajadores son de hecho empleados o contratistas independientes, los empleadores pueden potencialmente evitar parte o toda la responsabilidad:

• Safe Harbor : La Sección 530 de la Ley de Ingresos proporciona un puerto seguro para las empresas que clasificaron incorrectamente a los empleados como contratistas independientes. En particular, un empleador puede continuar tratando a un trabajador como contratista independiente y ser liberado de la obligación de retención de impuestos sobre el empleo y el impuesto sobre la renta, incluyendo cualquier interés o penalidad, si se cumplen los tres requisitos siguientes: (1) el empleador tenía una base razonable para clasificar erróneamente a un trabajador como contratista independiente. Se considera que el empleador tenía una base razonable si el tratamiento de dicho trabajador resultó de la confianza en: a) precedente judicial, resoluciones publicadas o asesoramiento técnico con respecto al contribuyente; b) una auditoría anterior del IRS en la que ninguna evaluación del impuesto sobre el empleo fue atribuible al tratamiento de individuos en puestos sustancialmente similares; o c) una práctica reconocida de larga data de un segmento significativo de la industria en la que dicho individuo estaba involucrado; (2) el empleador, así como cualquier negocio predecesor, trató a los trabajadores, y a cualquier trabajador similar, como contratistas independientes para todos los períodos aplicables que comenzaron después del 31 de diciembre de 1977; y (3) el empleador presentó el Formulario 1099 MISC (Ingresos Varios) para cada trabajador, si dicho formulario era requerido. De ello se desprende necesariamente que a los empleadores se les puede negar la protección de la salvaguardia de la sección 530 si clasificaron de forma inconsistente a los trabajadores que realizan las mismas tareas, o si no presentaron los formularios tributarios correspondientes, de acuerdo con lo requerido para los contratistas independientes clasificados.
• Programa de Liquidación de Clasificación (CSP)Si un empleador está siendo auditado y ha cumplido parcialmente con los requisitos de salvaguardia de la sección 530 mencionados anteriormente, podría recibir una reducción en las evaluaciones a cambio de una posible reclasificación. Para ser elegible, el empleador debe haber cumplido al menos con el requisito de coherencia en los informes de la sección 530.
• Programa de Liquidación de Clasificación Voluntaria (VCSP)El VCSP permite a los empleadores elegibles obtener una exención similar a la disponible bajo el CSP. Sin embargo, a diferencia de esto, los empleadores participantes buscan voluntariamente cambiar la clasificación prospectiva de sus trabajadores. es decir, Los empleadores no califican si ya están siendo auditados por el Departamento de Trabajo (DOL) o el gobierno estatal. El VSCP aplica a empleadores que actualmente tratan a sus trabajadores como contratistas independientes, pero desean tratarlos como empleados. En este caso, para calificar, los empleadores deben haber sido consistentes en el trato a los trabajadores que buscan reclasificar, incluyendo haber presentado todos los Formularios 1099 requeridos durante los tres años anteriores. Si el IRS o el DOL han auditado previamente a un empleador sobre la clasificación de los trabajadores, este calificará para el VCSP solo si se ha cumplido con el resultado de dicha auditoría y no está impugnando la clasificación judicialmente. Para participar en el VCSP, los empleadores deben presentar la solicitud mediante el Formulario 8952.
• Formulario SS-8Finalmente, los empleadores que no desean correr el riesgo de clasificar erróneamente a sus trabajadores, pero aún no están seguros de si un trabajador es empleado o contratista independiente, pueden presentar el Formulario SS-8 ante el IRS. Asimismo, el trabajador también puede presentar el Formulario SS-8. La presentación del Formulario SS-8 sirve como solicitud del empleador o del trabajador para que el IRS determine oficialmente el estatus de un trabajador. Si bien recibir una determinación podría tomar al menos seis meses, una empresa que contrata continuamente a los mismos tipos de trabajadores para realizar servicios específicos puede beneficiarse de esta opción y evitar por completo posibles responsabilidades futuras.