Gracias a la ayuda de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA), el Programa de Protección de Nómina (PPP) permite a las pequeñas empresas mantenerse a flote durante la COVID-19 y mantener a sus empleados en nómina. Esperamos que haya podido solicitar y presentar la solicitud correctamente antes de que la SBA anunciara el jueves por la mañana que los fondos se habían agotado. Para las empresas que sí pudieron presentar la solicitud, esos fondos deberían depositarse en su cuenta bancaria en cuestión de días. Si no presentó la solicitud, no se preocupe, se están llevando a cabo negociaciones para posiblemente reponer los fondos y brindarles esta oportunidad a más pequeñas empresas. Tenga en cuenta, ya sea que haya presentado la solicitud o no, estos son consejos importantes para todas las pequeñas empresas.
El aspecto más importante de este préstamo es que es completamente condonable, siempre que los fondos se utilicen para cubrir al menos el 75% de los costos de nómina. El préstamo también puede utilizarse para la hipoteca, el alquiler y los servicios públicos de la empresa. Contabilizar el uso de los fondos es clave para garantizar la condonación de su préstamo. A continuación, le explicamos cómo asegurarse de aprovechar la condonación total y no quedar inhabilitado.
Realice un seguimiento de su contabilidad
Esto es necesario y toda pequeña empresa debería mantener un sistema organizado para documentar toda su contabilidad. La contabilidad garantiza que se contabilicen todas las cifras, a la vez que muestra el destino de cada céntimo de su negocio. Esto es especialmente importante para las empresas que ya cuentan con un préstamo PPP, ya que al final del plazo deberán proporcionar documentación contable que muestre cómo se asignaron los fondos del préstamo durante ese período. Si se utilizaron para cubrir costos de nómina y otros gastos comerciales, deberá quedar claramente reflejado en papel. No contabilizar adecuadamente los fondos prestados puede resultar en la obligación de devolver el préstamo en su totalidad.
Reciba orientación de un contador público
Nunca está de más que un profesional revise su contabilidad y sus archivos. Por lo tanto, un contador público certificado (CPA) se asegurará de que no cometa errores. Las directrices del préstamo PPP no admiten errores, y un pequeño error o una decisión equivocada pueden costarle la condonación. Por lo tanto, es importante tener en cuenta todos los estándares establecidos para el préstamo y asegurarse de que su CPA le ayude y guíe durante todo el proceso.
Servicios de nómina
Los proveedores de servicios de nómina son una herramienta útil para muchas pequeñas empresas; de hecho, alrededor del 40% de las pequeñas empresas del país los utilizan. Los servicios de nómina desempeñan un papel fundamental en el procesamiento y cálculo del salario de los empleados, además de ayudar a la empresa a preparar sus declaraciones de impuestos sobre la nómina. Contratar un servicio de nómina será de gran ayuda al solicitar un préstamo PPP, ya que le permite obtener una hoja de cálculo que calcula las cifras adecuadas para respaldar la base de su préstamo. Por lo tanto, es una gran ayuda a la hora de demostrar que al menos el 75% del préstamo se destinó a la nómina. Toda esa información estará documentada y accesible cuando la necesite, ¡con solo unos clics!
Los costos de nómina también pueden aplicarse a quienes trabajan por cuenta propia. Cualquier salario inferior a $100,000 está cubierto por el préstamo PPP; esto significa que, si usted es propietario de un negocio por cuenta propia y se paga un salario inferior a $100,000, su compensación también puede aplicarse al requisito de nómina del 75% del préstamo.
Manténgase organizado y mantenga registros en papel
Nunca deje sus archivos desorganizados y mantenga un sistema de orden. Ordene los documentos alfabéticamente o cree la organización que mejor se adapte a usted y a su negocio. Aún más importante, mantenga todos los documentos separados. Por ejemplo, no archive ni organice los estados financieros de su empresa junto con los registros de los empleados. Los documentos tienden a perderse o extraviarse fácilmente cuando todos los archivos están organizados. Lleve un registro de todos los pagos, ya sean entrantes o salientes, clasifique los recibos de sueldo correspondientes con los empleados y cualquier otro costo asociado, como el seguro médico y las prestaciones. Registrar cada detalle de su negocio siempre, pero especialmente durante el período del préstamo, no solo le ahorrará tiempo, sino que también garantizará que los fondos se asignen correctamente y de acuerdo con las directrices del préstamo PPP.
Mantenga su préstamo PPP en una cuenta bancaria separada
Esto le ayuda a administrar sus fondos de forma más eficaz, ya que muestra claramente cada transacción individual. Podrá realizar un seguimiento preciso del dinero en todo momento. De esta manera, nunca se verá envuelto en una situación en la que no pueda rastrear cómo se utilizaron los fondos del préstamo.
