¿Su empresa está obligada a tener un manual del empleado?
La respuesta corta es no. No existen leyes federales ni estatales que exijan específicamente a un empleador tener un manual del empleado; de hecho, algunos empleadores optan por no tenerlo. Sin embargo, no tener uno es extremadamente peligroso para su empresa. Lo cierto es que un manual del empleado actualizado y que cumpla con la ley responderá muchas de las preguntas básicas que, de otro modo, agobiarían a su supervisor de Recursos Humanos; y puede brindar una gran protección legal en caso de que las políticas o prácticas de su empresa sean impugnadas en los tribunales por un empleado o un organismo regulador. Seamos realistas, tarde o temprano, usted se enfrentará a una demanda o queja de un empleado actual o anterior por problemas como despido injustificado, acoso o discriminación.
Cuando esto sucede, una de las herramientas más útiles que puede tener es una copia de su manual del empleado. Si no tiene sus políticas y procedimientos por escrito, un empleado puede alegar que desconocía alguna directriz en particular; esto seguramente resultará en acciones legales. Por lo tanto, sin duda, crear y mantener un manual del empleado es una buena práctica para cualquier empresa; y definitivamente debería implementarlo y actualizarlo continuamente.
¿Qué es un manual del empleado?
Un manual del empleado es precisamente eso: un recurso (generalmente un folleto impreso o digital) que se utiliza para proporcionar a los empleados información que, por ley, debe entregarse por escrito, además de otra información útil. Esto incluye temas como declaraciones de igualdad de oportunidades laborales, horario de oficina, horas extras, etc. El manual proporciona a su personal una descripción detallada de las políticas clave para su organización, junto con otros procedimientos y directrices. El objetivo de cualquier manual del empleado es establecer expectativas claras para sus empleados, a la vez que presenta sus obligaciones legales, así como sus derechos y responsabilidades. Su manual no solo comunica estos derechos y obligaciones a los empleados, sino que también demuestra que su empresa cumple activamente con las regulaciones gubernamentales. Porque, independientemente de dónde opere o de cuántos empleados tenga, siempre estará sujeto a las leyes estatales y federales que rigen la relación laboral.
¿Cómo escribir un manual del empleado?
Un manual completo y que cumpla con las normas ayudará a demostrar que su empresa se compromete a ejercer un cuidado razonable hacia sus empleados y que desea que su empresa sea justa, al tener el mismo conjunto de normas para todos los empleados y el personal. Como práctica recomendada, cada nuevo empleado debe recibir una copia del manual y estar obligado a leer y aceptar el documento antes de su fecha de incorporación. Una vez firmado el acuse de recibo, debe almacenarse en sus sistemas dentro del expediente de cada empleado. El acuse de recibo firmado por un empleado establecerá que tuvo la oportunidad de familiarizarse con las políticas de su empresa, se le dio la oportunidad de preguntar sobre cualquier problema y aceptó cumplir con los términos y condiciones de su empleo.
Si bien no existe una solución única para todos, ya que todas las empresas son únicas y distintas, aquí hay un desglose básico de lo que normalmente incluye un manual del empleado: Descripción de la empresa, Declaración de misión, Declaración de igualdad de oportunidades de empleo, Horario de oficina, Control de tiempo, Horas extra, Asistencia y tardanzas, Información de nómina, Acoso sexual, Ley de Estadounidenses con Discapacidades, Evaluaciones de desempeño, Uso de teléfono/correo electrónico/redes sociales, Procedimientos disciplinarios, Terminación, Beneficios para empleados, Días festivos y vacaciones, Licencia por enfermedad, Tiempo libre personal y remunerado, Licencia médica familiar, Planes de jubilación, Planes de pensión, Capacitación en el lugar de trabajo, Compensación laboral, Seguridad en el lugar de trabajo, Requisitos de OSHA, Reconocimiento del empleado y otros.
Una vez que haya redactado su manual del empleado, aquí hay algunos puntos adicionales que debe considerar ejecutar: haga que un abogado revise el manual, entregue una copia a cada empleado, asegúrese de que cada empleado firme como si hubiera recibido, revisado y aceptado el manual, coloque una copia en el sitio web interno de la empresa, vuelva a visitar el manual periódicamente, solicite a sus empleados comentarios sobre cómo mejorar el manual y actualice cualquier política que haya cambiado.
