¿Mi empresa necesita una política de retención de documentos? ¿Qué es una política de retención de documentos?

¿Qué es una política de retención de documentos?

Una política de retención de documentos es una política empresarial que establece las prácticas y directrices habituales para la retención y el mantenimiento de los registros de la empresa, y establece un cronograma para la destrucción de ciertos documentos recibidos o creados durante el curso de la actividad empresarial. Tanto las leyes estatales como las federales exigen que cada empresa conserve y mantenga ciertos tipos de documentos durante un período específico. Una empresa debe conservar ciertos registros porque se le notifica sobre un litigio pendiente o porque pueden contener información que:

1. •Es relevante para el litigio previsto;

1. •Sirve como memoria corporativa de la empresa;

1. •Tiene un valor comercial duradero (por ejemplo, proporciona un registro de una transacción comercial, evidencia los derechos u obligaciones de la empresa, protege los intereses legales de la empresa o garantiza la continuidad operativa); y/o

•Debe conservarse para satisfacer requisitos legales, contables o reglamentarios.

Un registro es cualquier tipo de información creada, recibida o transmitida durante las operaciones comerciales de la empresa, independientemente de su formato físico. Algunos ejemplos de dónde se encuentran los distintos tipos de información incluyen:

1. •Libretas de citas y calendarios;

1. •Grabaciones de audio y vídeo;

1. •Programas de ordenador;

1. •Contratos;

1. •Archivos electrónicos;

1. •Correos electrónicos;

1. •Notas escritas a mano;

1. •Cartas, facturas y otra correspondencia;

1. •Memoria en teléfonos móviles y PDAs;

1. •Publicaciones en línea, como en Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, Slack, Reddit, Vine y otras plataformas de redes sociales y sitios web;

1. • Evaluaciones de desempeño; y/o

•Mensajes de voz.

La siguiente lista no exhaustiva ilustra algunos de los documentos y registros que la ley federal exige que se conserven y mantengan:

1. •Documentos relacionados con impuestos durante al menos 8 años;

1. •Los correos electrónicos relacionados con cuestiones legales y fiscales deben conservarse de forma permanente;

1. •Contrato de adquisiciones federales y documentos de nómina semanales relacionados durante al menos 5 años a partir de la fecha en que se complete el contrato;

1. •Todos los registros de la empresa, incluidos los artículos de constitución, los acuerdos operativos y las actas, deben conservarse de forma permanente;

1. •Documentos de salud y seguridad de los empleados durante al menos 6 años a partir del final del año calendario que cubren los registros;

1. •Los planes de jubilación y pensiones de los empleados deben mantenerse de forma permanente; y

•Contratos de trabajo con una duración mínima de 5 años a partir de su última fecha de vigencia.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de una política de retención de documentos?

Ventajas

Existen muchas ventajas que conlleva que una empresa implemente una política de retención de documentos, entre ellas:

1. •Reducir los riesgos legales, los costos de descubrimiento y el tiempo dedicado a recuperar documentos asociados a demandas y demandas anticipadas;

1. •Servir como explicación para la destrucción de registros si se acusa a la empresa de alteración de pruebas o se le pide que presente dichos registros en una solicitud de descubrimiento;

1. •Reducir el tiempo y los gastos invertidos en la localización de los documentos solicitados en el descubrimiento;

1. •Eliminar las sanciones por demora en la localización de pruebas o en la respuesta al descubrimiento;

1. •Reducir el riesgo de destrucción accidental de registros físicos y electrónicos;

1. •Minimizar los gastos asociados con el mantenimiento y la organización de registros;

1. • Liberar valioso espacio de almacenamiento destruyendo documentos inútiles; y/o

•Limita potencialmente la cantidad de datos que se pueden buscar.

Desventajas

Las desventajas que conlleva no implementar una política de retención de documentos, como la destrucción accidental o intencional de estos registros durante sus períodos de retención específicos, podrían resultar en las siguientes consecuencias para la Compañía y/o sus empleados:

1. •Gastos y tiempo invertido en recuperar documentos importantes;

1. •Costos de litigio por descubrimiento adicional;

1. •Multas y sanciones;

1. •Pérdida de derechos;

1. •Cargos de obstrucción a la justicia;

1. •Inferencia de destrucción de pruebas y reclamos por agravio por destrucción de pruebas; y/o

•Cargos por desacato al tribunal.

¿Mi empresa necesita una política de retención de documentos?

Además de los requisitos de las leyes estatales y federales, una empresa tiene la facultad de decidir cómo y durante cuánto tiempo conservar y mantener sus registros. Para evitar posibles problemas legales derivados de la destrucción accidental de registros o demandas por alteración de pruebas, una empresa debe contar, como mínimo, con una política de retención de documentos que establezca las directrices para la destrucción de registros con requisitos específicos establecidos por las leyes estatales o federales. Para una máxima eficiencia, esta política también debe explicarse a todos los empleados de la empresa para garantizar su cumplimiento, evitar cualquier actividad incompatible con ella y reducir aún más los posibles costos de mantenimiento o litigios.

Si tiene más preguntas sobre la retención de documentos, nuestros abogados con experiencia pueden ayudarle. Llámenos o envíenos un correo electrónico para programar una cita al (786) 837-6787 o a info@epgdlaw.com.

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