Iniciar un negocio en Florida implica seguir varios pasos legales y regulatorios clave. Para lanzar con éxito su empresa, primero debe (i) elegir una estructura legal para establecer su tipo de entidad, marco tributario y protecciones de responsabilidad. Luego, debe (ii) registrarse en la División de Corporaciones a través de Sunbiz presentando los documentos organizativos apropiados y designando un agente registrado local. Una vez registrado, necesita (iii) obtener un Número de identificación del empleador (EIN) del IRS, que es necesario para fines bancarios comerciales y fiscales federales. También debe (iv) registrarse en el Departamento de Ingresos de Florida para establecer su estatus fiscal estatal si tiene la intención de vender bienes, contratar personal o alquilar propiedades comerciales.
Además, es fundamental (v) obtener la licencia correspondiente y cumplir con las ordenanzas de zonificación para garantizar que su negocio cumpla con todas las leyes locales de uso del suelo y las regulaciones específicas del sector. Finalmente, si tiene previsto ampliar su equipo, debe (vi) obtener un seguro para empleados e informar sobre las nuevas contrataciones para cumplir con las directrices estatales de compensación laboral y los mandatos federales de notificación de empleo.
Elija una estructura legal
Al registrar un negocio, el propietario de un negocio debe clasificar su tipo de entidad como un S.A (LLC) o una corporación. Ambas estructuras conllevan implicaciones fiscales y protecciones de responsabilidad distintas; por lo tanto, los dueños de negocios deben comprender a fondo estas diferencias antes de realizar una clasificación final.
• Regístrese en la División de Corporaciones
A menos que una empresa unipersonal opere bajo el nombre legal de nacimiento del propietario, el dueño de un negocio debe registrar su empresa directamente a través de Sunbiz, que funciona como el portal oficial de la División de Corporaciones del Departamento de Estado de Florida.
Si la empresa se clasifica como corporación, el propietario debe presentar los Estatutos de Incorporación para constituirla legalmente. Si se clasifica como LLC, debe presentar los Estatutos de Organización. Independientemente de la estructura elegida, el propietario también debe designar y registrar a un agente registrado que mantenga una oficina física en el estado de Florida. Para cumplir con los requisitos, el propietario puede designar a un residente de Florida, una entidad nacional autorizada o una entidad extranjera autorizada para realizar negocios en este estado, siempre que puedan mantener un horario comercial regular para recibir documentación legal oficial y notificaciones procesales en nombre de la empresa.
• Obtenga un número de identificación de empleador.
Para abrir una cuenta bancaria comercial y gestionar los impuestos federales, el propietario de un negocio debe obtener un número de identificación fiscal (EIN, por sus siglas en inglés). Sin embargo, si el negocio está constituido como una empresa unipersonal sin empleados, el propietario está exento de este requisito.
• Regístrese en el Departamento de Ingresos de Florida.
El propietario de un negocio debe registrarse ante el Departamento de Ingresos de Florida para determinar la situación fiscal de su empresa. Este registro es obligatorio si el negocio realizará ciertas actividades, como la venta de bienes o servicios sujetos a impuestos o la contratación de empleados.
• Licencia válida y ordenanza de zonificación
El propietario de un negocio que opere en un sector regulado, como la construcción, la atención médica, el sector inmobiliario o los servicios profesionales especializados, debe obtener las credenciales estatales y las licencias profesionales correspondientes antes de abrir sus puertas. Además, debe asegurarse de que su local comercial cumpla con las ordenanzas de zonificación municipales o del condado.
• Obtenga un seguro para los empleados e informe sobre ellos al Centro de Notificación de Nuevas Contrataciones en Florida.
El propietario de un negocio que emplee personal en Florida debe contratar un seguro de compensación laboral de acuerdo con las normas estatales. Además, conforme al Estatuto de Florida § 409.2576, el propietario debe informar sobre todos los empleados recién contratados o recontratados al Centro de Informes de Nuevas Contrataciones de Florida dentro de los 20 días posteriores a su fecha de inicio oficial. Sin embargo, si el propietario informa esta información de forma electrónica o mediante cinta magnética, deberá realizar dos transmisiones mensuales con un intervalo de entre 12 y 16 días.
Además, el propietario de un negocio debe informar sobre cualquier contratista independiente dentro de los 20 días posteriores a la fecha en que se celebre el contrato o a la fecha del primer pago que requiera una declaración informativa, lo que ocurra primero, de conformidad con el artículo 6041A(a) del Código de Rentas Internas de 1986. Los propietarios de negocios pueden registrarse y presentar la declaración directamente en línea a través del portal de Servicios para Empleadores del Departamento de Ingresos de Florida.
También es importante que el dueño de un negocio se informe sobre la cobertura específica para proteger a sus empleados y cubrir los impuestos estatales. Estos requisitos dependen completamente del tipo de empleados que tenga el dueño y de la naturaleza de su negocio.
